W naszej codziennej pracy spotykamy się na różnych platformach. Jedna rozmowa odbywa się przez Zoom, inna w Microsoft Teams, a klient może preferować Google Meet. Często notatki lądują w różnych miejscach, a zadania zależą wyłącznie od czyjejś pamięci. To my stajemy przed wyzwaniem odtworzenia kontekstu poprzedniego spotkania przy każdym nowym spotkaniu.
Dwa sposoby na rejestrację bez stresu
Odkryliśmy, że Fellow oferuje nam dwie główne metody nagrywania. Możemy dodać widocznego bota do połączenia lub skorzystać z opcji dyskretnego nagrywania przez aplikację desktopową lub mobilną. Druga opcja jest dla nas szczególnie cenna podczas rozmów z klientami, gdzie obecność dodatkowego uczestnika może być niezręczna.
Wsparcie dla różnych środowisk
Narzędzie to działa płynnie z takimi platformami jak Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oraz Slack. Co więcej, aplikacja mobilna pozwala nam nagrywać również rozmowy osobiste, które nie odbywają się przez systemy wideokonferencyjne. Dzięki temu wszystkie informacje trafiają do jednego miejsca, zamiast być rozproszonymi po różnych urządzeniach.
Automatyzacja jako klucz do efektywności
Zauważyliśmy, że dla spotkań cyklicznych warto zautomatyzować proces nagrywania. Eliminuje to częsty błąd ludzki, jakim jest zapominanie o włączeniu zapisu przed rozpoczęciem rozmowy. Przed użyciem tej funkcji zawsze upewniamy się, że znamy zasady zgody i politykę prywatności obowiązujące w naszym zespole.
Przetwarzanie treści po spotkaniu
Gdy rozmowa dobiega końca, Fellow przetwarza nagranie na transkrypcję, podsumowanie oraz listę zadań. To moment, w którym workflow staje się dla nas znacznie bardziej użyteczny niż zwykłe zapisanie pliku audio. Transkrypcja daje nam materiał źródłowy, a sekcja decyzji oddziela wnioski od reszty dyskusji.
Weryfikacja wyników AI
Nie polegamy ślepo na sztucznej inteligencji. Sprawdzamy, czy narzędzie poprawnie zidentyfikowało mówców oraz czy decyzje zostały zapisane bez zmiany ich znaczenia. Jeśli zadanie wygenerowane przez AI jest zbyt ogólne, edytujemy je ręcznie, przypisując właściwą osobę odpowiedzialną i konkretny termin wykonania.
Dostosowanie szablonów do potrzeb
Każde spotkanie ma inny charakter. Rozmowa sprzedażowa wymaga innego podejścia niż synchronizacja projektowa czy rozmowa kwalifikacyjna. Korzystamy z gotowych szablonów Fellow, ale też tworzymy własne struktury notatek, aby wynik końcowy pasował do naszych wewnętrznych standardów pracy.
Udostępnianie wiedzy zespołowej
Nie chcemy, aby podsumowania gromadziły kurz w folderach. Fellow umożliwia nam wysyłanie zwięzłych raportów do uczestników oraz osób, które nie mogły być obecne na spotkaniu. Dzięki temu każdy ma dostęp do kluczowych informacji i dalszych kroków bez konieczności słuchania całej rozmowy od początku.